被打斷的藝術：在辦公室中，如何有禮貌地「打擾」別人？

過去我有很長一段時間，都在擔任業務，直到四年前才轉為辦公室內勤工作。

不得不說，辦公室相鄰的座位讓溝通變得更順暢，有不清楚的可以直接面對面詢問，效率真的高出許多。

不過，當辦公室很小的時候，這種「方便」也會帶來後遺症。

例如在小小的辦公室，明明只是兩個人要溝通，但是因為辦公室很小，所以就坐在各自的位子上互相對話，搞到全辦公室的人都聽得一清二楚。

或者當你正專注在手邊的工作時，或許正在研究一份第一次看到的資料該怎麼解讀，或是在研究這個現況該怎麼做成slide幫助理解，抑或正埋首在數字計算中，

突然有人站在你旁邊開始滔滔不絕，這種突如其來的「打擾」，其實很容易把你拉出專注狀態。

「特急件」，引發的思考

昨天又發生了一個有趣狀況，

在我跟主管1：1討論的會議時，同事敲門進來，表示有緊急事件，必須立刻請示處理。

接下來他就坐下來準備開講了。

事實上他要請示的事情的確重要又緊急，所以對於他立馬判斷要進來求援的這件事，我沒有覺得不被尊重。

但此時主管打斷他，問說，這個緊急議題需要多久討論時間，

他要決策是不是要讓我這邊的討論立刻結束，趕快出去忙別的事情，不要讓我在會議室裏瞎等。

同事回答他需要十分鐘，剛好這時候我的討論也準備收尾，於是我跟他說，不然我這邊五分鐘結束，再換你。

這兩個事件讓我反思：在辦公室裡，每個人都有自己的工作進度，也常常有需要彼此協作、討論的時間。

那麼，我們能不能找到一種既有禮貌、又不過度打斷的方式，讓這種「打擾」有更好的溝通？

被打斷後居然要超過15分鐘才能回神？

 在開始之前，先討論一下「被打斷」這件事到底有多嚴重。

《哈佛商業評論》中「避免工作分心的十個速成訣竅」中統計提到，現代通訊工具的進步，讓我們在工作時變得愈來愈會分心。一般員工每天大約要遭遇50到60次干擾，其中大約有80％都是不重要的事情。

HR Berkeley 的整理，以及 UC Irvine 的研究數據顯示

1. 極短暫的打斷也很嚴重：【中斷長度達 2.8 秒】，就可能使受試者在電腦任務中犯錯率翻倍
2. 但我們很頻繁地會被打斷：一個人在工作上平均每【12 分 40 秒】會被中斷
3. 恢復到原本的專注很慢：恢復困難任務、回到原來高度專注所需時間要花【15分鐘】
4. 回到原本任務的時間很長：被中斷後，回到同一任務所耗的平均時間要花【25 分 26 秒】

這些研究顯示，中斷後重返原任務並不容易，常需要好幾分鐘、甚至十幾分鐘，才能回到原本的專注狀態。這也正是為什麼我們要設法降低被打斷的頻率與干擾強度。

關於如何有禮貌地「打擾」別人？這邊是幾個我自己常用的方法：

一. 善用「非同步溝通」來降低干擾

許多人習慣，口頭一句話交代給別人，猴子就跳到別人身上了，變成人家的責任。

其實不妨想想，

• 這是真正緊急的事情嗎？
• 真的需要立刻討論才能釐清嗎？

如果都不是，而是對方可以有空再處理的，那就考慮用訊息、email、Slack 等方式傳遞。即使你和對方坐得很近，用文字訊息也比直接衝過去打擾溝通更有禮、更低干擾。

比方說，我在看同事的文件時發現 typo 或資料錯誤，我不會立刻衝過去指給他看，而是截圖、丟訊息，等對方有空時再處理。

或是我要跟同事討論5-10分鐘，我也可以先以訊息方式簡要說明我有這樣的需求，請他有5-10分鐘時，我們再來盡快對接一下。

二. 開頭別太長，先問「你現在方便嗎？」

還記得為什麼電話只有7-8碼嗎？因為人的短期記憶就是容量這麼小。

所以當我們要找別人的時候，開頭千萬不要立馬一大串都講出來，

對方只會回你一句「蛤？」，然後你又要全部重新講一遍

我自己所採用的方法是，就是—先叫對方的名字，然後等到他回應之後，你再簡單地跟他說：

「我現在有一件關於 [某專案] 的事情，需要你 [5-10分鐘]  的時間，請問你現在方便嗎？」

如果對方方便，就繼續講；如果對方說要先處理手上的事，那就等他比較有空的時候再繼續。這不只是效率，也是一種尊重。

三. 別在降噪耳機前對牛彈琴

說個有趣的，就是在辦公室中，大家常常為了要隔絕辦公室的一些噪音，都會習慣戴耳機。
我遇過幾次，同事站在我旁邊講了一長串話，最後才發現我戴耳機根本沒聽到。
因此，先確認對方有聽見你、能對話再開口，會讓溝通順利得多。

四. 身為「被打擾者」的自我保護術：寫下你的「復工備妥計畫」

身為被打斷的一方，我認為最重要的是：在被打斷前，先把手邊的工作做到一個小階段，留下「復工備妥計畫」，讓自己回來後能迅速接手。

以下是我常用的方法：

• 在桌上的便條紙寫下「下一步要做什麼」
• 在文件裡做標記，註明我接下來要從哪一段開始
• 撰寫一小段備註，記錄心中聚焦點與下一步方向

《哈佛商業評論》稱呼這個叫做「復工備妥計畫」，花一分鐘紀錄下被中斷的任務上的進度，還有在回來繼續執行時想做的事情和聚焦的重點。然後才轉換去做新任務。這有助於大腦更加放心暫時擱置原有任務，將注意力轉移到造成中斷的新任務上。

這樣做的好處是：當干擾結束後，你不用從頭思考「我上次做到哪裡了？」或「接下來要做什麼？」而是可以更快地重返軌道。

五. 如果能即時回應，也能降低別人突然衝來的可能性

最後一點，我認為有時候若能及時回應對方，也是一種預防措施。

比方說：當你收到訊息（Slack、LINE、Mail 等），若能在適當時間回覆一兩句：「我看到了，待會找時間回覆你」，就可以讓對方安心。他就不需要跑到你面前打擾。

這樣的即時回應不必很詳盡，只要讓對方知道你有注意到、會回覆即可。這對降低突如其來的打擾，也是一種禮貌也是效率的平衡。

結語：有禮貌的打擾，讓效率更高

在辦公室裡，我們難免需要互相打斷。但只要記得以下幾個原則，就能讓溝通更順、合作更高效：

• 理解中斷後回神，是需要15分鐘以上，不是只有幾秒鐘

• 為了不要頻繁打斷別人，優先考慮非同步溝通，降低干擾

• 開頭先問「你現在方便嗎？」，再開始討論

• 被打斷前做好「復工備妥計畫」，寫下進度與方向

• 適度即時回覆訊息，降低別人親自來打擾的可能性

這樣一來，我們在日常互動中，既保留自己的專注，也讓合作變得更有禮貌、更有效率。