日本展會攻略｜從布展到陌生開發：我在 Interphex Week Japan 的觀察與反思

 2025.7-9-11 Interphex Week Japan

上周在日本東京參加 Interphex Week Japan，是我首次海外出差，也是首次在海外展會擺攤。

遇到了 36 度以上的酷暑，也遇到了東京今年最大的一場暴雨，天氣很多變。

這篇文章想記錄下整體參展過程、經驗與學習，也希望記錄下自己的反思，讓未來參展能夠做得更好，也提供給其他準備到日本或其他國家參展的人一些參考。

▌準備工作，從出發前就已經開始

事前拜讀過《職場生存術：外商藥廠出差必備的快報心法與NG地雷》一文，有充足的心理準備，出差就是要一個需要「搶快」的地方，然後也要盡量拍攝現場的照片，或請同事協助拍攝正在跟訪客對談的一些實況照片，更有臨場感。

此篇文章所蒐集的照片素材，有很多就是在這樣的提醒下拍攝的。

除了在前面提到的文章，以參與演講者的觀點看海外學會；以此次參展廠商的身分，除了一般展覽例行的場佈以外，有更多需要做的事前準備，例如：

1. 研究大會中與 AI 相關的演講和潛在客戶的時段，避免與同事想聽的時段衝突，攤位也要留人。

2. 研究參展廠商名單與攤位位置，決定主動出擊的時機與對象。

3. 預寫好後續 follow-up 信件，當天談完立刻寄出，提升印象。

尤其此次大會會場分布在東京 big sight 東、南、西三棟不同的建築物中，東跟西兩棟甚至還有接駁車可以搭，足見距離並不相近，事前規劃好要去的攤位，要聽的演講都是很重要的，否則就是走到沒力。

我自己就發生看錯演講廳，走錯棟的狀況；所以後來學會，地圖隨身攜帶，進到每棟大樓先看地圖，或是問工作人員，確認好方位，以免來回走冤枉路。

▌海外諸多不便，小物要備齊

開展前的布展，就遇到了從台灣帶去貼海報的膠帶不太夠的問題，還好展場內的便利商店有替代品可以買。

這次體悟：小文具請從台灣備足！

另外因為從台灣出發時，我們部分的行李空間還要用來攜帶展會的物品，我希望行李盡量簡單，就沒有帶運動鞋。

我想說應該都是展會行程為主，跟在台灣平常逛街走路應該差不多。

結果，我完全低估了東京地鐵站之間的轉乘距離，每天日走一萬五千步，都只是開胃小菜

到東京的第二天，就穿著娃娃鞋走了兩萬八千步，造成足底筋膜炎，痛到後來站著都辛苦。

學習：下班立刻換休閒鞋，解放雙腳！

▌只要詢問就會得到名片

這次展會有 80% 以上為日本來賓，在日語的溝通，我們請了三位在日本的台灣人來當翻譯，這三位翻譯也教會我許多跟日本人往來需要的禮節：

1. 日本人接待都是站著，不會坐著接客。

2. 不管對方是誰，先遞名片就是基本禮貌。

有趣的是，或許是這個展會 B2B 的性質，在跟來賓 3-5 分鐘的介紹後，如果客氣地詢問對方是否能夠提供名片，居然全部人都願意給!!!

順利地蒐集了一堆名片。

在跟來賓訪談完之後，我自己是迅速地回到電腦前面，把訪客資料輸入電腦，簡單記下談話的內容，然後就送出我們預先準備好的 follow up 信件，提升來賓的印象。

一邊收名片一邊整理，也讓主管問活動成效與名單統計時，我能即時交出成果。

(還記得上述的教學文，說要「搶快」嗎？)

▌大家都在陌生開發

展會有趣的事情是，來訪的來賓有潛在的客戶，也有路過來學習的學生；此次也有遇到前來尋找工作機會的工程師、幫忙學生找實習機會的老師等等。

也有類似的產業來尋求商務合作，要一起打開台灣跟日本，或是東南亞的市場。

更有不少位日本當地專門寫生技醫療相關的媒體，上門來推銷自己的雜誌及報紙。

此次對我來說最好玩最刺激的，就是我首度嘗試到潛在客戶的攤位上，進行陌生開發，我有兩個特別的經驗：

• 主動用英文去每個攤位嘗試接洽：有個時段因為人力配置，翻譯需要優先協助其他任務。我就自己跑到攤位上詢問，是否有會講英文的人。比較順利的，大概是剛好公司有一些會講中文或英文的人出面，就能順利聊起來。有些日本社員則是看到我要講英文就直接避開，是一個滿有趣的體驗。

• 透過翻譯協助陌生開發：另外，我也有透過翻譯到日本的攤位上做陌生開發。相較之下，有翻譯在的情況下，日本人確實比較輕鬆，也比較願意互動。大部分的日本參展人員和我一樣屬於事業發展部門；由於我們的AI開發是針對於製程優化，跟研發部或者是生產部比較相關，在現場的人都很客氣地說，他們沒有決定權，但可以把資料帶回公司，如果有興趣會再聯繫。

這些陌生開發的經驗都很特別也很有挑戰性。回國後我也針對這些公司進一步做了資料查找，希望後續能提出更客製化的合作建議。能提出貼近需求的方案，才有機會打動對方。

▌AI 無法取代的「人」的價值

若說道 ChatGPT 風行以後，大家最常用的功能就是拿來當翻譯軟體，「翻譯」似乎是最容易被 AI 取代的一個行業。

然而在此次跟三位翻譯的共作過程中，深深感受到「人」的價值。

• 翻譯會主動幫忙招攬，降低日本人對外國攤位的距離感。
  遇到有興趣多了解的，再拉到攤位上來，由公司的人員進行主講，他們負責翻譯。
  
  
• 翻譯老師聽我們多講了幾次之後，對公司服務內容越來越熟悉，後續越能快速判斷來賓的潛力與需求，替我們過濾初步對話，並釐清客戶的需求，讓我們可以更快接手開始介紹。

此次翻譯們充分展現了「當責」的態度，完全把自己當作公司的一份子，給了我們很大的協助，這或許是 AI 不能取代的「人」的溫度與價值。

▌Lost in Translation：語言的限制與準備的重要性

這次我一共使用中、英、日三種語言跟不同廠商互動，語言熟悉度明顯影響溝通品質。用自己熟悉的語言溝通時，可以更順利地掌握對話節奏與內容，也更容易察覺對方的反應與語氣細節，整體互動自然得多。

翻譯雖然能幫忙補足語言空缺，協助完成初步的雙方理解，但若對生技產業不夠熟悉，有時會在特定領域的關鍵詞上出現落差。

像是「錠劑」「針劑」「API」「CMC」「GMP」等詞彙，對醫藥業者而言是再基本不過的詞，對翻譯來說卻可能需要現場釐清或補問，這會讓整段對話的節奏變慢，甚至可能錯失關鍵資訊的傳遞時機。

這讓我反思：與其完全依賴翻譯，不如在展會前先列出相關專業名詞的日文或英文對照表，至少在對方提及這些術語時，我們能夠聽懂並立即接上話題。也因此，日後若還有機會參展，我會考慮自己也多加熟悉常用的技術語言，提升現場溝通效率。

▌給同事最好的協助，就是趕快去吃飯趕快回來

    圖：11點到兩點，每個用餐的地方都是人潮洶湧

中午吃飯時間一到，就算我們有五人輪流值班，現場仍會變得很緊張。這時候若沒事先協調好吃飯順序，就可能發生現場突然沒人、或者大家一起餓肚子的窘境。建議不要覺得誰先吃誰占便宜，而是要有共識地快速分批用餐，吃完馬上換手，讓整體流程順暢。

此外，事前可簡單確認每個人預計的用餐時間與返回時間，也能避免同時離開造成攤位空窗。遇到人潮高峰時，也許需要稍微調整排程、彼此 Cover 一下，這樣才能保持服務品質。

吃飯時間雖然短暫，但如果處理得當，反而是展會團隊合作默契的一大體現。互相告知一下動向、提醒時間，也能在緊湊行程中展現體貼，提升整體協作效率與氛圍。

▌小結：給第一次參展或未來想參展的人

這次經驗讓我學到很多：從事前規劃、現場互動、語言準備、陌生開發到團隊合作，每個環節都充滿學問。

如果你也是第一次參展，建議可以多留意：

• 不僅要對潛在客戶做事前調查，最好還將相關資料列印出來，方便現場查詢

• 專有名詞的相關詞語要多掌握，讓溝通能夠更順暢

• 每次介紹都要向電梯 30 秒簡報一樣，簡潔有力，最好能夠馬上吸引來賓的注意力

第一次參展，還有許多需要精進的地方，但至少在這次實戰中走出了一步，也歡迎大家一起交流自己的心得。